Lors du transfert des informations relatives au copropriétaire, certains éléments peuvent ne pas avoir été transmis correctement. En particulier, dans le profil du copropriétaire (où vous trouverez des informations comme votre nom, votre adresse postale, votre adresse de courrier électronique et votre téléphone), il y a en bas de page une information essentielle : le mode d’envoi. Sous ce vocable très simple, le logiciel enregistre votre préférence pour recevoir les courriers du syndic : par courrier postal (« Courrier« ) ou par email (« Mail« ). Il vous suffit de cliquer sur l’option désirée pour immédiatement changer vos envois de courriers.

Mais, attention, en visitant cette page du site web, certains copropriétaires trouvent cette option non-renseignée. Par conséquent, le logiciel de Gestion AD ne sait pas comment envoyer ses courriers au mieux et… il n’envoie plus aucun document.

Si vous n’avez pas reçu vos appels de charges de janvier 2024 et avril 2024, vous êtes sans doute dans ce cas. Vous êtes tout de même redevable des charges, mais vous risquez de recevoir un rappel écrit.

Recommandation évidente : allez sur le site extranet de Gestion AD et vérifiez votre profil pour être sûr qu’il est bien à jour. Sur ce point et sur les autres.

Si vous n’avez pas accès à l’extranet, contactez le syndic au plus tôt pour vérifier et/ou corriger ce point.

Chers copropriétaires,
En notre qualité de syndic de votre résidence, nous nous permettons de prendre attache avec vous, suite à une erreur constatée sur la répartition des charges de l’exercice 2022 et reproduite sur l’appel de fond du 4T2023.
En effet, suite à la migration de notre logiciel métier au mois de juin 2023, nous avons constaté trop tard un bug informatique sur les calculs des imputations individuelles à partir des données relevées sur les compteurs divisionnaires (eau froide, eau chaude et thermie).
Nous avons donc corrigé ce bug et nous procéderons à une réédition de la répartition des charges 2022 et de l’appel de fonds du 4T2023 (l’erreur ne porte que sur les lignes impliquant des consommations d’eau, d’énergie et leurs moyens de comptage). Le reste des écritures comptables a été correctement reporté.
Nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour la gêne occasionnée.

LE SYNDIC

Correction faite et application lors du prochain appel de fonds.

Nous allons être bientôt informés en recevant de nouveau codes de connexion qui nous permettront d’avoir accès à plus d’informations dans une transparence améliorée.

Soyez attentif lors du prochain appel de charge qui devrait contenir ces identifiants et mots de passe.

Le récent rapprochement de Crédit du Nord et de Société Générale a eu un effet un peu gênant pour les clients comme notre syndicat de copropriété : un changement de RIB ou Relevé d’Identité Bancaire même si le compte bancaire n’a pas changé.

Cela s’applique dès le paiement des charges du troisième trimestre que vous venez de recevoir. Si vous payez par virement, il faudra changer les coordonnées bancaires du bénéficiaire de votre virement.

Les coordonnées correctes (le RIB à jour) apparaissent sur le document d’appel de charges, et dans l’Intranet mis à notre disposition par le syndic.

Notre copropriété a un compte en banque chez Crédit du Nord. Le récent rapprochement de Crédit du Nord et de Société Générale va impliquer un changement de RIB ou Relevé d’Identité Bancaire. Il conviendra donc de faire attention lors des prochains paiements de charge : si vous payez par virement, il faudra changer les coordonnées bancaires du bénéficiaire de votre virement.

Les coordonnées correctes (le RIB à jour) apparaît sur le document d’appel de charges, et dans l’Intranet mis à notre disposition par le syndic.

Il y aura une période de « tolérance » de quelques mois (pendant laquelle l’ancien RIB continuera à fonctionner) mais n’oubliez pas de mettre à jour les coordonnées sur le site de votre banque.

Le courrier habituel a bien été adressé par Gestion AD, notre syndic. Mais, il semble que La Poste n’a pas encore été en mesure de le distribuer jusqu’à présent.

Un email a été adressé aux propriétaires qui s’étaient identifiés auprès du syndic. Si vous ne l’avez pas reçu, nous vous invitons à envisager les deux hypothèses suivantes :

• Le mail du syndic a peut-être été intercepté par votre filtre anti-SPAM (plusieurs copropriétaires confirment que le mail leur est parvenu marqué comme [SPAM]). Allez voir dans votre « boîte à SPAM », marquez gestion_ad@giextranet.fr comme adresse de confiance (même si elle envoie des emails « en masse »).
• Vous n’êtes peut-être pas enregistré auprès du syndic. N’hésitez pas à le contacter.

Dans tous les cas, avec votre accès, vous pourrez retrouver le document d’appel de charges sur l’extranet du syndic d’Apollonia 1 auquel vous pouvez accéder à l’adresse  https://www.gestionad.fr/espace_client.html (sans oublier quelques informations complémentaires sur l’article à ce sujet).

Enfin, rappelons l’évidence, le paiement des charges est une obligation d’ordre public, les charges restent dues même en cas de réception tardive du courrier. Et, le syndic à la responsabilité de recouvrer les sommes dues par le copropriétaires (après une première démarche amiable).

Rigueur comptable, automatisation des procédures d’appels des charges et communication ne font pas nécessairement bon ménage, surtout lorsqu’un grain de sable dans les rouages a conduit notre syndic à devoir convoquer une Assemblée Générale spécialement dédiée à l’approbation du budget 2018 clôturé et à la fermeture d’un certain nombre de comptes de travaux achevés.

Il est heureux qu’un seul appel de fonds ne soit à régler : celui qui figure en 1ère page du document « charges de copropriété » pour la période du 01/01/2018 au 31/12/2018. Il reprend, en effet, les soldes des comptes précédents.

Pour les copropriétaires qui se seraient déjà acquittés du premier décompte du 26 juin, mais dont le règlement ne serait pas encore enregistré, le solde à régler (ou éventuellement à récupérer) est celui du décompte « Charges de copropriété 2018 » diminué du dit règlement.

Pour les nouveaux arrivants, la présentation des rubriques « Charges compteurs » et « Répartiteurs chauffage » , concerne la ventilation individuelle des dépenses d’eau froide, d’eau chaude sanitaire et de chauffage selon les règles fixées par le Règlement de copropriété.

Le Conseil Syndical est à votre disposition pour essayer de répondre à vos éventuelles autres interrogations.

Conformément à la loi ALUR, et en particulier à son nouvel article article 38 de la loi de 1965, notre syndic, Gestion AD, met un site Intranet/Extranet à la disposition des copropriétaires : https://www.gestionad.fr/espace_client.html.

Nous vous recommandons de bien relever les codes d’accès (qui apparaissent sur votre relevé de charges).

Sur cet Intranet, vous trouverez un certain nombre d’informations importante pour tout copropriétaire comme :

• Votre compte de charges, avec son solde.
• Un rappel des informations concernant la gardienne de l’immeuble.
• Des documents importants dans un espace de stockage facilement accessible :
  • Règlement de copropriété
  • Comptes rendus d’Assemblées Générales
  • Documents comptables (budgets, travaux, charges)
  • Contrats avec nos fournisseurs

Parmi d’autres articles de la loi ALUR parfois plus contestables, il s’agit bien là d’une obligation légale qui rend service à tous. Nous vous recommandons d’en tirer parti en allant  y faire un tour de temps en temps.